Tiedolla johtamisen vuosi Sininauhasäätiö-konsernissa

Voiko tiedolla johtamisen käytäntöä tuoda sosiaali- ja terveystoimialalle? Kyllä. Meillä Sininauhasäätiössä työ etenee jo suunnitelmallisesti. Mitkä neljä askelta auttavat meitä edistämään arjessa toimivaa tiedolla johtamisen mallia?

Päätin tällä kertaa kirjoittaa yhdestä lempiaiheistani, tiedolla johtamisesta. Aiheesta sinänsä on puhuttu jo pitkään. Siitä on myös kirjoitettu paljon. Silti uskallan väittää, että aika harvassa organisaatiossa sen koko potentiaalia hyödynnytetään, varsinkaan sosiaali- ja terveystoimialalla. Kun laadukasta tietoa tai analyysiä ei ole saatavilla, johtaa se monesti tilanteisiin, joissa tunteet ja yksittäiset tapahtumat vaikuttavat merkittävästi päätöksen tekoon.

Sininauhasäätiö-konsernissa tiedolla johtamiseen otettiin ensi askeleet hankkimalla Power BI -ratkaisu, johon tuotiin melkein jokaisen tietojärjestelmätoimittajamme omat raporttiratkaisut. Näin päästiin nopeasti ja kustannustehokkaasti alkuun. Tämä mahdollisti myös tiedon jakamisen eri organisaatiotasoille.

Työ alkaa nykytilan ymmärtämisellä ja tavoitetilan määrittelyllä

Aluksi toimme Power BI:hin talous-, henkilöstö, kiinteistö ja asiakastietoja. Aika nopeasti kuitenkin huomasimme, että meidän pitäisi pystyä itse myös kehittämään ja yhdistelemään tietoja. Tämän lisäksi huomasimme tarvitsevamme lisää osaamista raportointiin ja analysoimiseen.

Päätimme lähteä rakentamaan omaa ympäristöä, kun olimme saaneet lisää osaamista. Kilpailutuksen jälkeen valitsimme kumppanin. Projekti alkoi tietomallinnuksella, jonka jälkeen lähdimme rakentamaan tietoalustaa ja raportointiratkaisua.

Kokonaisuuden on tarkoitus valmistua tämän vuoden ensimmäisellä neljänneksellä. Tavoitteena projektissa on Microsoftin päälle rakennettava moderni tiedolla johtamisen työkalu.

Kun tiedolla johtamisen työkalut ovat kunnossa, onnistumiseen tarvitaan mielestäni selkeitä linjauksia ja tinkimätön ote uudenlaisen toimintakulttuurin kehittämiseen.

Neljä askelta kohti tiedolla johtamisen mallia:

• Hanki vain olennaista tietoa ja sovi rajauksista. Mitä tietoa tarvitaan strategian johtamiseen eri organisaatiotasoilla? Omasta kokemuksestani suosittelen määrittelemään ja toteuttamaan aluksi vain muutaman suuntaa antavan mittarin, ettei hanke tukehdu liian kunnianhimoisiin tavoitteisiin. Ensimmäisten tietojen ja analyysien jälkeen jatkokehittäminen on helpompaa. Edetessä on hyvä ymmärtää myös mahdollisuudet ja rajoitteet.

• Varmista tiedon laatu. Tietorakenteet ja laadukas tiedon syöttäminen luovat perusteen laadukkaille analyyseille. Kokemukseni mukaan paras lopputulos on saatu, kun tiedon käsittelijät ymmärtävät tiedon tärkeyden, ja tiedon syöttäminen on osa normaalia arjen rutiinia.

• Vaali tiedolla johtamisen kulttuuria. Tunne-/kokemusjohtamisesta pois oppiminen ottaa oman aikansa. Uuden kulttuurin oppimiselle on hyvä varata aikaa, huolellista läpikäymistä, mukaan ottamista ja koulutusta. Myös ylimmän johdon esimerkki ja vaatimukset vievät omasta kokemuksestani asiaa eteenpäin.

• Arvosta ja kerää talteen myös kokemusperäistä tietoa. Organisaation hiljainen tieto ja osaaminen ei välttämättä löydy mittaamalla. Sen kokoaminen ja kirjaaminen on kuitenkin kokonaisuuden kannalta tärkeää. Tietokokonaisuuksien analysoinnissa korostuu kokemuspohjainen ymmärrys toimintakentästä.

Matkalla kohti tiedolla johtamisen kulttuuria jokainen välietappi auttaa määrittelemään lopullista päämäärää. Ja ennen kaikkea pitää muistaa, että tiedolla johtaminen ei ole erillinen toiminto, vaan se kuuluu jokaisen työarkeen.

Topi Hevonoja
Talousjohtaja
Sininauhasäätiö-konserni

Kiinnostuitko Sininauhasäätiön työstä?

Tiedolla johtaminen on monin tavoin osa työtämme. Tutustu strategiaamme tästä linkistä.