Tietosuojaseloste
Uutiskirjeen tilaaja- ja lahjoittajarekisteri
Rekisterinpitäjä
Nimi: Sininauhasäätiö
Y-tunnus: 0222440-3
Elimäenkatu 5, 00510 Helsinki
toimisto@sininauhasaatio.fi
Yhteyshenkilöt rekisteriasioissa
Lahjoitus- ja varainhankintaa koskevissa rekisteriasioissa
Soile Bar-Yosef
Varainhankinta Vapaaehtoistyö
Vapaaehtoistoiminnan ja varainhankinnan päällikkö
040 637 2900
Sininauhasäätiön uutiskirjeisiin ja verkkosivuston kävijöihin liittyvissä rekisteriasioissa
Sanna Haanpää-Liukko
Viestintä Johtoryhmä
Vastuullisuus- ja viestintäjohtaja
050 597 6003
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja käsittelyn oikeusperuste
Henkilötietojen käsittely perustuu sopimukseen tai suostumukseen (uutiskirjeen tilaus, suostumus tietojen tallentamiseksi lahjoittajarekisteriin).
Käytämme uutiskirjeiden lähettämiseen MailChimp-palvelua, joka tallentaa seuraavia tietoja:
- Tilaajan sähköpostiosoite
- Tilaajan nimi (jos ilmoitettu tilausta tehdessä)
- Tieto uutiskirjeen avaamisesta ja avaamisen ajankohta
- Tieto klikatuista uutiskirjeen linkeistä
- Uutiskirjeen avaamiseen käytetty laite, IP-osoite, summittainen sijainti ja mahdollinen kielivalinta
Käsittelemme uutiskirjeen tilaajien tietoja viestinnän toteuttamista, analysointia ja kehittämistä varten. Lahjoittajarekisteri voi sisältää seuraavia tietotyyppejä rekisteröidyistä:
- Lahjoittajan nimi
- Lahjoittajan sähköpostiosoite
- Lahjoituksen kesto (jatkuva lahjoitus/kertalahjoitus)
- Lahjoitussumma
- Suoramarkkinointiluvat ja -kiellot
- Rekisteröityyn kohdistuvat asiakasviestintä- tai suoramarkkinointitoimenpiteet (ml. tiedotosallistumisesta kampanjoihin tai tapahtumiin)
Kuukausi- ja muista lahjoittajista voidaan käsitellä edellä mainittujen kaikkia rekisteröityjä koskevien tietojen lisäksi myös seuraavia tietotyyppejä:
- Lahjoitussuhteen alkamis- ja päättymistiedot
- Lahjoituksen tiedot
- Verkkolaskuosoite
- Kuukausilahjoittajan pankkitili
Verkkokauppa- ja muista asiakkaista (rekisteröidyistä) voidaan käsitellä edellä mainittujen, kaikkia rekisteröityjä koskevien tietojen lisäksi myös seuraavia tietotyyppejä: asiakashistoria (esim. lahjoituksiin liittyvät tiedot, tilaisuuksiin ja tapahtumiin osallistuminen, yhteydenotot, palautteet) sekä mahdolliset muut rekisterin käyttötarkoituksen kannalta tarpeelliset tiedot.
Sosiaali- ja terveydenhuollon palvelujen (sote-palvelut) käyttäjien rekisteritietoja, jotka ovat salassa pidettäviä ja käyttötarkoituksensa mukaisesti suojattuja ei käytetä markkinointitarkoituksiin.
Henkilötietojen käyttötarkoitus
- Uutiskirjeiden lähettäminen tilaajille
- Asiakas- tai lahjoittajasuhteen tai muun yhteyden hoitaminen, ylläpitäminen, kehittäminen jaanalysointi ja tilastointi
- Rekisterinpitäjien toiminnan, palveluiden, tapahtumien ja vaikuttamistyön suunnittelu,markkinoinnin ja mainonnan kohdentaminen, toteuttaminen ja kehittäminen
Rekisterinpitäjä voi käyttää alihankkijoita anonymisoidun tiedon käsittelemisessä tietosuojalainsäädännön mukaisesti.
Henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät
Henkilötietoja käsittelevät Sininauhasäätiö-konsernin henkilöstön edustajat, jotka tarvitsevat tietoja työtehtäviään suorittaessa. Sininauhasäätiö-konserni voi käyttää tietojen käsittelyssä kolmansien osapuolten palveluja esimerkiksi tietotekniikan palveluiden osalta, esimerkkinä henkilötietojen tallennukseen ja käsittelyyn käytetyt tietojärjestelmät.
Henkilötietojen siirrot ja luovutukset
Käytämme uutiskirjeiden lähettämiseen MailChimp-järjestelmää, jonne ei ole pääsyä ulkopuolisilla. MailChimpin palvelimet sijaitsevat Yhdysvalloissa, minkä seurauksena rekisterin sisältämät henkilötiedot siirtyvät Euroopan Unionin ulkopuolelle. Henkilötiedot on suojattu henkilötietolain edellyttämällä US/EU Privacy Shield -järjestelyllä.Lahjoittajarekisterin henkilötietoja ei lähtökohtaisesti luovuteta EU:n ulkopuolelle. Osa rekisterinpitäjän käyttämistä henkilötietojen käsittelyyn liittyvistä palveluista voi toimia Euroopan unionin jäsenvaltioiden alueen tai Euroopan talousalueen ulkopuolella. Tietojen siirrossa noudatetaan tällöin tietosuojalainsäädännön vaatimuksia ja käytetään esimerkiksi Euroopan komission mallisopimuslausekkeita sovittaessa tietojen siirrosta henkilötietojen käsittelijätahon kanssa.
Rekisteritietojen säilytysajat
Uutiskirjeen tilaajien henkilötiedot säilytetään vähintään niin kauan kuin uutiskirjeen tilaus on voimassa. Henkilön peruuttaessa tilauksensa hänen henkilötietonsa jäävät rekisteriin ja rekisterinpitäjä poistaa ne määräajoin. Rekisteröidyn pyynnöstä tiedot poistetaan viivytyksettä.
Lahjoittajarekisterin henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin henkilötiedon käyttötarkoituksen vuoksi on tarpeellista (oikeutettu etu) tai sopimus on voimassa.
Rekisteröityjen oikeudet henkilötietojen käsittelyssä
Oikeus tarkastaa tiedot
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on tallennettu ja saada jäljennös tiedoista. Rekisteröidyn tulee lähettää tarkastuspyyntö toimisto@sininauhasaatio.fi sähköpostiosoitteeseen. Rekisteröidyn tulee esittää tarkastuspyynnössä tarpeelliset tiedot. Tarvittaessa rekisterinpitäjä kysyy lisätietoja rekisteröidyn tunnistamiseksi.
Tarkastuspyynnön vastaus toimitetaan tarkastuspyynnön esittäneelle sähköpostitse, jollei rekisteröity pyydä lähettämään tietoja muulla tavoin.
Oikeus tiedon korjaamiseen
Sininauhasäätiö-konserni huolehtii omien mahdollisuuksiensa mukaan käsittelemiensä henkilötietojen laadusta. Sininauhasäätiö-konserni oikaisee, poistaa tai täydentää virheellisen tai tarpeettoman henkilötiedon oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta.
Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
Rekisteröidyllä on oikeus siihen, että Sininauhasäätiö-konserni rajoittaa henkilötietojen käsittelyä, jos rekisteröity esimerkiksi kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden. Tällöin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa rekisterinpitäjä voi varmistaa niiden paikkansapitävyyden.
Oikeus vaatia tietojen poistamista tai vastustaa tietojen käsittelyä
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia henkilötietojensa poistamista tai vastustaa niiden käsittelyä silloin, kun se perustuu oikeutettuun etuun. Rekisteröidyllä on aina oikeus vastustaa suoramarkkinointia lähettämällä sähköpostia osoitteeseen toimisto@sininauhasaatio.fi.
Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Rekisteröity voi tehdä henkilötietojen käsittelystä valituksen valvovalle viranomaiselle, joka on tietosuojavaltuutettu.
Oikeus peruuttaa suostumus
Mikäli rekisterinpitäjä käsittelee rekisteröidyn henkilötietoja suostumuksen perusteella (esim. sähköinen suoramarkkinointi), niin rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa.
Muutokset tietosuojakäytäntöön
Sininauhasäätiö-konserni voi tehdä muutoksia tähän tietosuojaselosteeseen ja siihen liittyviin tietoihin. Sininauhasäätiö-konserni suosittelee, että rekisteröidyt käyvät katsomassa tietosuojakäytäntöä säännöllisesti saadakseen tiedon siihen mahdollisesti tehdyistä muutoksista.