1. Rekisterinpitäjä
Sininauhasäätiö
Y-tunnus: 0222440-3
Elimäenkatu 5
00510 Helsinki
2. Henkilötietojen käsittelijä
Sininauhasäätiö ja sen mahdolliset sopimuskumppanit, joiden kanssa on tehty tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen henkilötietojen käsittelysopimus.
3. Rekisterin nimi
Itsenäisen asumisen hakemusrekisteri
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilötietoja käsitellään Sininauhasäätiön vuokra-asuntojen hakemusten vastaanottamiseen, arviointiin ja asukasvalintojen tekemiseen. Käsittelyn tavoitteena on arvioida hakijan elämäntilanne ja asunnon tarve, tehdä asukasvalinnat sekä valmistella vuokrasopimukset valituille hakijoille. Tietoja käytetään myös hakemusten hallinnointiin hakemuksen voimassaolon ajan sekä mahdollisten lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseen.
5. Rekisterin tietosisältö
- Toivottu asunnon sijaintikaupunki
- Perustelut uuden asunnon tarpeelle
- Muuton ajankohta ja asunnon tarpeen kesto
- Asumiseen liittyvät erityistoiveet (esim. hissin tarve)
- Muut hakijan esittämät toiveet
- Hakijan ja mahdollisen toisen hakijan yksilöintitiedot: etunimi, sukunimi, kansalaisuus sekä henkilötunnus (mahdollisten luottotietojen tarkastusta varten)
- Hakijan yhteystiedot, jotta hakijaan saadaan yhteys: katuosoite, postinumero, postitoimipaikka, puhelinnumero, sähköposti
- Tieto mukana muuttavista henkilöistä, mukaan lukien alaikäiset lapset
- Hakemuksen käsittelyyn liittyvät tiedot (päivämäärät, haastattelumuistiinpanot)
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Henkilötiedot saadaan pääsääntöisesti suoraan rekisteröidyltä itseltään asuntohakemuksen täyttämisen ja mahdollisen haastattelun yhteydessä. Tarvittaessa tietoja voidaan täydentää seuraavista lähteistä rekisteröidyn suostumuksella:
- Hakijan antamat lisätiedot hakuprosessin aikana (esim. puhelin- ja sähköpostiyhteydenotot)
- Viranomaislähteet ja muut kolmannet osapuolet (esim. vuokranantajilta saatavat tiedot tai luottotietotarkistukset)
7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja siirrot EU:n/ETA:n ulkopuolelle
Henkilötietoja voidaan luovuttaa seuraavasti:
- Rekisteröidyn yksiselitteisesti antamalla suostumuksella
- Viranomaisille, jos luovutus perustuu lakiin (esim. sosiaalitoimi, Kela)
- Asunnon omistajalle tai vuokranantajalle, jos kyseessä on asunto, jota Sininauhasäätiö hallinnoi vuokrasuhteen välittäjänä
- Sininauhasäätiön sisäisille yksiköille ja työntekijöille, jotka osallistuvat hakemusten käsittelyyn ja asukasvalintaan
Tietoja ei pääsääntöisesti siirretä EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle.
Rekisteröity voi milloin tahansa peruuttaa antamansa suostumuksen tietojen luovuttamiseen.
8. Rekisterin suojauksen periaatteet
Manuaalinen aineisto
Mahdollinen manuaalinen aineisto säilytetään lukituissa tiloissa ja käsitellään Sininauhasäätiön tietoturvaohjeiden sekä soveltuvan lainsäädännön mukaisesti.
Sähköinen aineisto
- Asuntohakemukset kerätään Gravity Forms -lomakepalvelun kautta, jossa käytetään kaksivaiheista tunnistautumista. Tiedot säilytetään Gravity Forms -palvelussa 31 vuorokautta, minkä jälkeen ne poistuvat automaattisesti.
- Tiedot siirretään Gravity Forms -palvelusta Microsoftin pilvipalveluun, jossa edellytetään kaksivaiheista tunnistautumista. Microsoftin pilvipalvelussa tiedot säilytetään enintään hakemuksen voimassaoloajan (6 kk) ja tämän jälkeen enintään 3 kk asukasvalintaan ja lakisääteisiin velvoitteisiin liittyviä selvityksiä varten. Tämän jälkeen tiedot poistetaan tai anonymisoidaan tietoturvallisesti. Valittujen asukkaiden tiedot siirretään erilliseen vuokrasuhteen hoitoon tarkoitettuun rekisteriin.
Käyttöoikeudet ja suojaus:
- Järjestelmiin pääsy on rajattu vain niille työntekijöille, joille se on työtehtävien hoitamisen kannalta välttämätöntä.
- Käyttöoikeudet ovat henkilökohtaisia.
- Kaikki yhteydet järjestelmiin ovat suojattuja salausmenetelmillä, ja tunnistautuminen täyttää tietoturvalainsäädännön vaatimukset.
9. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukaisesti seuraavat oikeudet:
- Oikeus saada pääsy tietoihin
- Oikeus tietojen oikaisemiseen
- Oikeus tietojen poistamiseen
- Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
- Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
- Oikeus vastustaa käsittelyä
- Oikeus peruuttaa suostumus
- Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Tietosuoja-asioissa yhteystiedot:
Sininauhasäätiö-konsernin tietosuojavastaava
Jari-Juhani Helakorpi
jari-juhani.helakorpi@sininauhasaatio.fi
tai
Tietosuojavaltuutetun toimisto
Ratapihantie 9, 00520 Helsinki
www.tietosuoja.fi